Covid19 pandemi ve uzaktan fabrika yönetimi online fabrika

Covid-19 Pandemi şartlarında dokümana erişebiliyor musunuz? (Online Yönetim)

Yazar: adminTarih: Şubat 12, 2021Kategori: Aksiyon Yonetimi, Bilgilendirme, Dokuman Yonetimi, Doküman Yönetimi (Kalite Sistem), FMEA KONTROL PLANEtiketler: Covid-19, dokümana erişim, fabrika yönetimi, fmea, kontrol plan, online fabrika, Pandemi şartlarında, uzaktan fabrika yönetimi

Yazdır E-posta

Uzaktan Fabrika yönetimi (Online Yönetim)

Pandemi hayatımızı alt üst etti. 2020 yılında ortaya çıkan Covid-19 firmada çalışma koşullarımızı da değiştirdi. Evden çalışmayı teşvik eden firmalar dokümanlara ulaşımı da bir şekilde sağlamak zorunda.

Peki ihtiyaç duyulan tüm verilere erişmek, değişiklikleri takip etmek ve yönlendirmek için nasıl bir veri yönetimi ve doküman yönetimi programı alt yapısı gerekli?

Program özellikleri üretim, kalite, proje, satın alma ve satış verilerine erişime olanak vermelidir.

İşlemlerin yürütüldüğü ERP sistemine de gerektiğinde bağlantı kurulabilmeli ve veri transferi programlar arasında gerçekleşebilmelidir.

pandemi covid-19 doküman yönetimi

PROGRAMDAN NELER BEKLİYORUZ

İşletmelerimizde faaliyetlerimizin standartlaştırılmasını, kolaylaştırılmasını ve sürekliliğinin sağlanmasını hepimiz isteriz. Öncelikle ihtiyaç duyduğunuz programın nelere cevap vermesi gerekiyor, onu belirlemeliyiz. Çoğu firmada ERP programı kullanılmaktadır. Belki aradığınız özellikler veya beklentileriniz kullandığınız bu programda hali hazırda sunulmaktadır.

ERP: ERP (İngilizce: Enterprise Resource Planning)

https://tr.wikipedia.org/wiki/Kurumsal_kaynak_planlamas%C4%B1

Önce elinizdeki programı çok iyi değerlendirmeye çalışınız. Mevcut programda belki bir miktar özelleştirmeler isteyerek tam size uygun birkaç ekran ile beklentileriniz karşılanabilir. Eğer beklentiniz Otomotiv, Havacılık ve Raylı Sistemler Kalite Yönetim gerekliliklerini de kapsaması yönünde ise ERP yazılımları bu kadar detaya girememektedir.

ERP yazılımları işe özgü yazılımlar olup, siparişin sevkiyata dönüştürülmesine kadar geçen süredeki hammadde, makine, insan, yarı mamül, ürün eksenindeki takip ve koordinasyonu içerirler. Bir kısmı ilave yazılım ve veri toplama sistemleri ile üretimden de veri toplama yönünde kendilerini geliştirmiş olabilirler.

PROGRAM SEÇİMİNDE NELERE DİKKAT ETMELİYİZ

KULLANICI SAYISI:

Programı firmamızda yaygın olarak kullanacak isek, tabi ki programa ulaşmasını istediğimiz kişilerin programı kullanım yetkileri / erişim yetkileri olmalıdır. Fakat, çoğu programda bu yetkiler sınırlıdır. Yani kullanıcı sayısı başına para istenir ve bu da sizleri programı aldıktan sonra sıkıntılara sevk eder. Kullanım esnasında maksimum kullanıcı sayısına ulaşıldığı için birkaç kullanıcının sistemden çıkmasını zorunlu kılar bu da tabi ki kullanıcıların sistem olan bakış açısını olumsuz etkiler, firmada işleri kolaylaştırması için para harcadığınız emek harcadığınız bir sistem problem çıkarmaya, işlerinizi zorlaştırmaya başlar.

Geçmiş çalışma deneyimlerimiz ve denetimlerde gördüğümüz kötü uygulamalar sizleri bu konuda uyarmamız gerektiğini bize söylüyor. Atıl kalmış veya sadece doküman yayını için kullanılır olmuş yüzlerce kötü örnek uygulaması gösterebiliriz.

PROGRAMA ULAŞILABİLİRLİK:

Doğru programı seçtiniz, şimdi bu programa kullanıcıların erişimini sağlamak istiyorsunuz. Eğer çok yaygın olarak kullanmak istiyorsanız, tüm kullanıcılarda lisanslı programlar ve ulaşabilmesi için bir ekran / bilgisayar sistemi olması gerekmektedir. Peki lisans ücreti ödemeden ve tabletlerde dahi kullanılabilecek program olsa daha iyi değil mi. Evet piyasada bu tür programlarda var. Excel / Word gibi Office programlarına alternatif ücretsiz olarak temin edebileceğiniz programlar var. Hem de güvenli bir şekilde kullanabiliyorsunuz. Örneğin; libre Office programları. İnternette araştırdığınızda ve kullandığınızda hiçbir farkının olmadığı hatta saha uygulamalarında istediğinizden fazlasını verdiğini göreceksiniz. Peki tablet uyumlu program olursa daha da iyi olmaz mı? Ucuz bir tablette, bir bilgisayardaki tüm işlemleri yapabilmek ve bu doküman yazılım programını kullanabilmek iyi olmaz mıydı? Web tabanlı / web uyumlu programlar kullandığınızda bununda oldukça kolay olduğunu görebileceksiniz.

Diyelim çok uluslu bir firmasınız ve farklı ülkelerden bu programa erişim sağlanmasını istiyorsunuz. Bu durumda programın esnek dil seçeneği olmalı ve farklı ülkelerde aynı dili konuşabilmeli. Bu tabi ki programın yazılımı esnasında olduğu için baştan bu vizyonda bir program ile yola çıkılmış olmalı. Sonradan ülke bazlı entegrasyonlar programda karmaşalara neden olmaktadır.

GÖMÜLÜ OFİS UYGULAMALARI:

Biraz önce bahsettiğimiz gibi, kullanıcılar ekranları üzerinde ofis programlarına da erişebilmekte, öneri sisteminde öneri verebilmekte, izin baş vurusu yapabilmekte, hata bildirimi yapabilmekte, makine arıza bildirim ve kapanmalarını yapabilmekte hatta ürün onaylarını da bu ekran üzerinden verebilmektedir.

Teknolojinin bu kadar ilerlediği bir zaman diliminde hala kağıtlarla bu onayları yürütmek oldukça maliyetli ve zaman almaktadır. Hele firmanızda böyle bir sistem var veya kuracaksanız, bu işlemlerin tam otomatik gerçekleşmesi size hız kazandırmaz mı, mutluluk vermez mi?

RAPORLAMA DETAYLARI:

Kullanacağınız programa girilecek verilerin çok iyi analiz edilebilmesi için farklı raporlama araçlarına hizmet sunabiliyor olması gerekmektedir. Programların birbiri ile konuşabilmesi şarttır. Yoksa elinizdeki verileri raporlara dönüştürmek için çok uğraşırsınız. Bu noktayı göz önüne alarak üst yönetim, icra ve yönetim kurulundan alt seviye yöneticilere ve diğer kullanıcılara kadar tüm kullanıcıların erişim yetkilerinin belirlenebildiği, rapor detaylarının belirlenebildiği bir program olmalıdır.

Üst yönetim veya yöneticilere özel “Dashboard” dediğimiz tüm ilgili verilerin tek ekranda “Cockpit” ekranı gibi istenilen verilerin anlık geldiği ekranlar firmanızda oldukça güzel iyileştirmelerin sağlanmasını ve üst yönetimin firmayı yönetmesini kolaylaştıracaktır.

NEDEN BİR DOKÜMAN YÖNETİM SİSTEMİ / PROGRAMI GEREKLİ?
İşletmelerimizde gerekli faaliyetleri standartlaştırmak isteriz. Bu standardın korunmasını ve sonrasında da tüm çalışanlar tarafından, tedarikçiler tarafından belirlediğimiz ilkelere göre yürütülmesini bekleriz.
Firmanıza kuracağınız doküman yönetim sistemi işte bu sistematikliği kontrol etmenizi sağlar. Geçmişte tüm dokümantasyon yönetimi kalite fonksiyonlarından sorumlu ekip tarafından yürütülmekteydi. Firma büyüdükçe bu işinde zorlukları ortaya çıkmaya başladı.
Hali hazırda küçük işletmelerde tüm aksiyon takibi, uygunsuzluk yönetimi, öneri ve kaizen değerlendirme sistematiği gibi yönetim unsurları kalite bölümü tarafından yürütülmekte. Takdir edersiniz ki bu sistemin işlerliği açısından oldukça riskli bir durumdur.

Oldukça iş yükü birikmiş bir kalite bölümünün zamanla sigortaları atmaya başlar, kişiye bağlı bir yönetim sistemi oluşur, sistemin performansı bölümdeki çalışan personelin öz verisi, işi sahiplenme oranı ile doğru orantılı olarak değişkenlik göstermeye başlar. Sistemin diğer süreçler tarafından sahiplenilmesi oldukça zor olur ve çok uzun zaman alır.
Fakat, daha küçük bir işletme iken donanımlı doküman yönetim, ERP sistemleri kullanan şirketler daha işin başında bu sistematiği şirket kültürü olarak ediniyor, büyümesi daha sağlıklı oluyor. Firmayı denetlemeye gelen şirketler güçlü bir makine alt yapısı, 5S, görsel fabrikanın yanı sıra doküman yönetim sistemi konusunda da iyi uygulamalar gördüklerinde potansiyel tedarikçi olarak portföylerine dahil edebiliyorlar. Sipariş verdiklerinde siparişin alınması, sisteme girişi, projeden seriye kadarki risklerin yönetiminin etkinliğini gördüklerinde şirkete yeni işlerin verilmesi de doğal bir sonuç oluyor.
Yine denetimlerde çok fazla firma denetliyoruz, görüyoruz ki bu doküman sistem yatırımları maalesef çok sonradan yapılıyor. Yani kervan yine yolda düzülüyor. Mevcut sistem alt yapısının yeni sistematiğe geçirilmesi sancılı bir süreç oluşturuyor.
Peki doküman yönetim sistemi içerisinde neler var, neler olmalı. Hangi faaliyetleri bu entegre doküman yönetim sistemleri yönetebiliyor. Yüzlercesini sayabiliriz, bunların bir kısmını detaylı olarak irdeleyeceğiz;

Doküman yayın ve güncellik takibi – Uzaktan doküman erişimi:
Yayınlanacak dokümanların ilgilerce kontrolü, onaylanması ve yayınlanması faaliyetleri yürütülür. Dokümanlara ulaşmak isteyenler yetkileri dahilinde okuyabilirler, değiştirebilirler gerektiğinde çıktı alabilirler. Tabi ki güncel olan dokümana erişim sağlanmalıdır. Yine belirli periyodlarda doküman incelemesi için, gözden geçirme için ilgililere sistem otomatik görev tanımlayabilir.
Dokümanın açılıp tüm sayfalarının okunmasını mı istiyorsunuz. Bunu da takip edebilirsiniz. Hatta hazırlanmış bir kısa testin cevaplanması istenilerek yayınlanan veya değiştirilen dokümanın içeriğinin anlaşılıp anlaşılmadığı da takip edilebilir.

Süreç Yönetimi:
İşletmemizde yürütmemiz gereken faaliyetleri süreç yapısında ele alırız. Girdileri çıktılara dönüştüren faaliyetler bütününe süreç olarak nitelendiririz. Süreç ilgili taraflarının beklentilerini belirleyip, bizi bağlayan gereklilikleri de netleştirdikten sonra artık bu faaliyetleri bir bağlam çatısı altında ele alıp, süreç hedeflerini belirleyip ilerleriz. Bu noktada faaliyetlerin belirlene sırada yürütülmesini, ilgili formlar ile taleplerin yapılmasını isteriz.
İşte bu noktada doküman yönetim sistemi bize yardımcı olarak bu sistematiğin dışına çıkılmadan işlerin yürütülmesini sağlayabilir. Sistemin ne kadar esneyebileceğini sistem kurulumunda belirleyerek doküman yönetimi faaliyetlerini yürütebilirsiniz.

Süreç Performans Yönetimi: (KPI)
Öncelikle bir anlam kargaşasını açıklayalım. KPI Key performance indicators yani anahtar/kilit performans göstergeler. Genelde bu ifade üst yönetimin, firmanın en temel anahtar göstergeleri için kullanılır. Yani her süreç göstergesi bir KPI değildir.
Her sürecin bir etkinlik ve bir de verimlilik göstergesi olması gerekir. IATF 16949 bunu zorunlu tutmasa da genel süreç gerekliliği böyledir.
Sürecinizin iç performansına verimlilik göstergesi ile, dış performansına etkinlik göstergesi ile bakarsınız. İçeride ve dışarıda bu süreç yönetimi başarılımı bu göstergelere bakılarak karar verebilirsiniz.

Süreci daha önce 5 personel ile işletiyordunuz, şimdi 4 personel yetiyor. Evet verimli çalışmalarınız olmuş, Ürünleri önceden 30 günde devreye alırken şimdi 25 günde devreye alır olmuşsunuz bu da güzel. Peki ya etkinlik. Gönderdiğiniz numunelerin %80 3.seferde onay alabilmiş. Müşteri geri dönüşleri çok kötü, iletişim kuramıyoruz gibi bildirimler almışsınız. Dolayısıyla süreç göstergeleri sadece olması için değil size fayda sağlaması için konulmalı ve takip edilmelidir.
Doküman yönetim programları, proses performans ölçümleri, takibi konusunda size yardımcı olacaktır. Bir performans göstergesini hesaplarken 1- 2 saat rapor süzüyorsanız ve bu işi hafta bir veya ayda bir yapıyorsanız hatta birkaç tane performans göstergesi ölçüyorsanız, bu iş zamanla sizi ve ekibinizi yıldıracaktır. Beklentimiz kullandığımız programların bu işi otomatik yapmasıdır.
Hatta hedefi tutturamayan gösterge için bir aksiyon beklentimiz var bunun yönetilmesini istiyorsak, bunu da kullandığımız doküman yönetim sisteminde zorunlu hale getirebilir. Kullanıcının aksiyon girmeden işlemini tamamlamasını engelleyebilirsiniz.
Süreç göstergelerinin ve aksiyonlarının zamanında girilmediği durumlarda tırmandırma (eskalasyon) ile bir üst amirine bilgi verilmesi

QMAD Programı özellikle otomotiv yönetim sistemi gereklilikleri için yazılmış olup, raylı sistemler ve havacılık yönetim sistem gerekliliklerini de tam olarak karşılamaktadır. Fazlası var eksiği yok. IATF 16949 Otomotiv Kalite Yönetim ve ISO 22163 Raylı Sistemler Kalite Yönetim Baş denetçisi olarak bunu rahatlıkla söyleyebilirim.

Peki bu programda ne gibi özellikler var. Aşağıdaki listenin her bir maddesi için aylarca ekip çalışmaları yapılmış, firmalarda uygulama sonuçları değerlendirilmiştir.

Lütfen, program almaya karar vermeden önce mutlaka demo çalışması isteyiniz. Ayrıca, programı kullanan firmaların referans listelerini inceleyiniz. Hatta programı kullana firmalarda yerinde inceleme talebinde bulunabilirsiniz.

Programın aylık kiralama seçeneği de mevcut. İsteseniz satın alamadan kısa süreli deneme de yapabiliyorsunuz.

QMAD SİSTEMİNDE NELER VAR?

QMAD PROGRAMI:

Otomotiv, Raylı Sistemler ve Havacılık Sektörü firmaların ihtiyaçlarına %100 cevap veren bir programdır.

Son FMEA (AIAG&VDA 2019 1.versiyon) değişikliklerine FMEA çalışmaları yapabilir, tüm FMEA çalışmalarınızı anında güncelleyebilirsiniz.

Mevcut FMEA çalışmalarınızı yeni FMEA formatına hızlı bir şekilde çevirebilmektesiniz.

Program ile ilgili detaylı bilgi almak için bizimle iletişim kısmındaki formu kullanarak veya telefon ile 0532 702 97 25 nolu telefondan bağlantıya geçebilirsiniz.

22 yıllık Otomotiv sektörü ve denetim tecrübesine sahip baş denetçimiz bu programı tavsiye etmektedir. Tam anlamıyla bahsettiğimiz sektörler için özel olarak yazılmıştır, kullanımı kolaydır.

Lütfen, demo kurulumu ve teklif talebi için iletişime geçiniz

Sunum Dosyasını İndirmek İçin Tıklayınız

Dosya: QMAD Tanıtım, Powerpoint (.ZIP) ,30MB

QMAD SİSTEMİNDE NELER VAR?

Döküman Yönetimi (online ofis içerir)
Süreç Yönetimi
Gösterge Yönetimi (KPI)
Hatırlatmalar ve Eskalasyonlar
Şikayet Yönetimi
Müşteri Şikayetleri
Dahili Şikayetler
8D
Düzeltici Önleyici Faaliyetler
Hatırlatmalar ve Eskalasyonlar
Denetim Yönetimi
İç Denetimler
Tedarikçi Denetimleri
Müşteri Denetimleri
Kök Neden Analizleri
Hatırlatmalar ve Eskalasyonlar
Laboratuvar Yönetimi
Kalibrasyon Yönetimi
Layout Inspection Yönetimi
Test Talep Yönetimi
Hatırlatmalar ve Eskalasyonlar
Kalite Kontrol Yönetimi
Kalite Duvarı
Giriş Kalite Kontrol
Proses Kalite Kontrol
Final Kalite Kontrol
Ders Çıkarma Yönetimi
Ders Çıkarma Girişi – Listesi
Risk Yönetimi
Process Risk Yönetimi
İSG Risk Yönetimi
Çevre Risk Yönetimi
Risk Revizyon Takibi
Risk Havuzu
İstatistiksel Proses Kontrol (İPK)
İPK Seçimi
Değişken İPK Kartı
Niteliksel İPK Kartı
Kontrol Planı İle Link
Özelleştirilebilir Alarm Sistemi
Online PPAP Yönetimi
Gözden Geçirme Uyarıları
Ürün Ağacı Yönetimi
Teknik Resim Yönetimi
ŞartnameYönetimi
İş Akışı Yönetimi (otomotik çizilir)
FMEA Yönetimi (sürekli canlı)
Kontrol Planı (sürekli canlı)
Kontrol Talimatları
Kontrol Kayıtları
Kalite Duvarı
Hatasızlaştırma (error-proofing)
Mühendislik Değişiklik Yönetimi
Şikayet Listesi
Eğitim Planı & Kayıtları
Polivalans Listesi
Tedarikçi Listesi
PSW
Hatırlatmalar ve Eskalasyonlar
Mühendislik Değişiklik Yönetimi (ECM)
Müşteri / Dahili / Tedarikçi Talep Formu
Fizibilite Etüdü
Risk Analizi
İç Onaylar
Müşteri Onayı
Planlama / Aksiyon Yönetimi
Kontrol / Gözden Geçirilecek Döküman Listesi
Seriye Geçiş
Seriye Teslim Tutanağı
Hatırlatmalar ve Eskalasyonlar
Tedarikçi Yönetimi (SM)
Tedarikçi Şikayeti
Tedarikçi Değerlendirme
Tedarikçi Risk Değerlendirme
Onaylı Tedarikçi listesi
Tedarikçi Sözleşmeleri
Tedarikçi Zimmet Tutanağı
Tedarikçi Belge Takibi
Hatırlatmalar ve Eskalasyonlar
Bakım Yönetimi(MM)
Planlı Bakım Yönetimi
İş Emri Yönetimi
Bakım Talimatları (Check List)
Bakım Maliyetleri
Arıza Bakım Yönetimi
Stok ve Depo Yönetimi
Yedek Parça İhtiyaç Hesaplama
MTBF, MTTR, Raporlamalar
Hatırlatmalar ve Eskalasyonlar
Görev Yönetimi (TM)
Planlı Aksiyon Oluşturma
Aksiyon Atama
Aksiyon Kök Neden İsteme
Aksiyon Maliyet Hesaplama
Aksiyon Performans Takibi
Etkinlik
Toplantı Organize Etme
Oda Rezervasyonu
Gelen / Giden Ziyaretçi Takibi
Hatırlatmalar ve Eskalasyonlar
Canlı Raporlar(RM)
Onlarca Hazır Raporlar
Kendi Raporunuzu Oluşturabilme
İster Liste Oluşturun, İsterseniz Grafik
Sürekli Güncellenen Rapor Özelliği
Sunum Oluşturabilme İmkanı
Personel Gelişim Yönetimi
Çalışan Anket Yönetimi
Eğitim Yönetimi
Yetkinlik Matrisi ve İhtiyaç Analizi
Polivalans Matrisi
Öneri Yönetimi
Hatırlatmalar ve Eskalasyonlar
Personel Özlük Yönetimi
Personel İşe Giriş Belgesi Takibi
Personel Talebi ve Takibi
Engelli, Hükümlü Oran Takibi
Personel Zimmet Yönetimi
İzin Yönetimi
Fazla Mesai Yönetimi
Harcama Formu Yönetimi
Araç Rezervasyonu
Duyurular, Kutlamalar
Hatırlatmalar ve Eskalasyonlar