EGITIM TALEP FORMU

[admin]

admin

DOKÜMAN YÖNETİM SİSTEMİ / NEDEN GEREKLİ?
Yayın No: 2021/01/24 BÖLÜM 2 Tarih: 24.01.2021
Yazar: Özkan Kahveci
IATF16949 / ISO/TS 22163 Denetçisi / Doküman Yönetim Uzmanı / 6Sigma Kara Kuşak
https://kahverengi.online QMAD Programı Doküman Yönetimi
Konu Etiketleri: Doküman yönetim sistemi, doküman yönetim programı, Entegre doküman yönetimi, doküman yönetim yazılımı, FMEA Yönetim Programı, Kontrol Plan Yönetim Programı, 8D, Aksiyon Atama, Aksiyon Kök Neden İsteme, Aksiyon Maliyet Hesaplama, Aksiyon Performans Takibi, Araç Rezervasyonu, Arıza Bakım Yönetimi, VDA lessons learned, AIAG VDA FMEA, Bakım Maliyetleri, Bakım Talimatları (Check List), Bakım Yönetimi(MM), Çalışan Anket Yönetimi, Canlı Raporlar(RM), Çevre Risk Yönetimi, Dahili Şikayetler, Değişken İPK Kartı, Denetim Yönetimi, Ders Çıkarma Girişi – Listesi, Ders Çıkarma Yönetimi, Doküman Yönetimi (online ofis içerir) Süreç Yönetimi, Duyurular, Düzeltici Önleyici Faaliyetler, Eğitim Planı & Kayıtları, Eğitim Yönetimi, Engelli, Etkinlik, Fazla Mesai Yönetimi, Final Kalite Kontrol, Fizibilite Etüdü, FMEA Yönetimi (sürekli canlı), PFMEA, DFMEA, Gelen / Giden Ziyaretçi Takibi, Giriş Kalite Kontrol, Görev Yönetimi (TM), Gösterge Yönetimi (KPI), Gözden Geçirme Uyarıları, Harcama Formu Yönetimi, Hatasızlaştırma (error-proofing), Hatırlatmalar ve Eskalasyonlar, Hükümlü Oran Takibi, İç Denetimler, İç Onaylar, İPK Seçimi, İş Akışı Yönetimi (otomotik çizilir), İş Emri Yönetimi, İSG Risk Yönetimi, İstatistiksel Proses Kontrol (İPK), İster Liste Oluşturun, İsterseniz Grafik, İzin Yönetimi, Kalibrasyon Yönetimi, Kalite Duvarı, Kalite Kontrol Yönetimi, Kendi Raporunuzu Oluşturabilme, Kök Neden Analizleri, Kontrol / Gözden Geçirilecek Döküman Listesi, Kontrol Kayıtları, Kontrol Planı (sürekli canlı), Kontrol Planı İle Link, Kontrol Talimatları, Kutlamalar, Laboratuvar Yönetimi, Layout Inspection Yönetimi, MTBF, MTTR, Değişiklik yönetimi, Mühendislik Değişiklik Yönetimi, Mühendislik Değişiklik Yönetimi (ECM), Müşteri / Dahili / Tedarikçi Talep Formu, Müşteri Denetimleri, Müşteri Onayı, Müşteri Şikayetleri, Niteliksel İPK Kartı, Onaylı Tedarikçi listesi, Öneri Yönetimi, Onlarca Hazır Raporlar, Online PPAP Yönetimi, QMAD Yazılımı,Özelleştirilebilir Alarm Sistemi, Personel Gelişim Yönetimi, Personel İşe Giriş Belgesi Takibi, Personel Özlük Yönetimi, Personel Talebi ve Takibi, Personel Zimmet Yönetimi, Planlama / Aksiyon Yönetimi, Planlı Aksiyon Oluşturma, Planlı Bakım Yönetimi, Polivalans Listesi, Polivalans Matrisi, Process Risk Yönetimi, Proses Kalite Kontrol, PSW, Raporlamalar, İlgili taraf, bağlam çalışması, Risk Analizi, Risk Havuzu, Risk Revizyon Takibi, Risk Yönetimi, Şartname Yönetimi, Seriye Geçiş, Seriye Teslim Tutanağı, Şikayet Listesi, Şikayet Yönetimi, Stok ve Depo Yönetimi, Sunum Oluşturabilme İmkanı, Sürekli Güncellenen Rapor Özelliği, Tedarikçi Belge Takibi, Tedarikçi Değerlendirme, Tedarikçi Denetimleri, Tedarikçi Listesi, Tedarikçi Risk Değerlendirme, Tedarikçi Şikayeti, Tedarikçi Sözleşmeleri, Tedarikçi Yönetimi (SM), Tedarikçi Zimmet Tutanağı, Teknik Resim Yönetimi, Test Talep Yönetimi, Toplantı Odası Rezervasyonu, Toplantı Organize Etme, Ürün Ağacı Yönetimi, Yedek Parça İhtiyaç Hesaplama, Yetkinlik Matrisi ve İhtiyaç Analizi, Polivalans Matrisi, Öneri Yönetimi, Hatırlatmalar ve Eskalasyonlar, Personel Özlük Yönetimi, Personel İşe Giriş Belgesi Takibi, Personel Talebi ve Takibi, Engelli, Hükümlü Oran Takibi, Personel Zimmet Yönetimi, İzin Yönetimi, Fazla Mesai Yönetimi, Harcama Formu Yönetimi, Araç Rezervasyonu, Duyurular, Kutlamalar, Hatırlatmalar ve Eskalasyonlar.

NEDEN BİR DOKÜMAN YÖNETİM SİSTEMİ / PROGRAMI GEREKLİ?
İşletmelerimizde gerekli faaliyetleri standartlaştırmak isteriz. Bu standardın korunmasını ve sonrasında da tüm çalışanlar tarafından, tedarikçiler tarafından belirlediğimiz ilkelere göre yürütülmesini bekleriz.
Firmanıza kuracağınız doküman yönetim sistemi işte bu sistematikliği kontrol etmenizi sağlar. Geçmişte tüm dokümantasyon yönetimi kalite fonksiyonlarından sorumlu ekip tarafından yürütülmekteydi. Firma büyüdükçe bu işinde zorlukları ortaya çıkmaya başladı.
Hali hazırda küçük işletmelerde tüm aksiyon takibi, uygunsuzluk yönetimi, öneri ve kaizen değerlendirme sistematiği gibi yönetim unsurları kalite bölümü tarafından yürütülmekte. Takdir edersiniz ki bu sistemin işlerliği açısından oldukça riskli bir durumdur.

Oldukça iş yükü birikmiş bir kalite bölümünün zamanla sigortaları atmaya başlar, kişiye bağlı bir yönetim sistemi oluşur, sistemin performansı bölümdeki çalışan personelin öz verisi, işi sahiplenme oranı ile doğru orantılı olarak değişkenlik göstermeye başlar. Sistemin diğer süreçler tarafından sahiplenilmesi oldukça zor olur ve çok uzun zaman alır.
Fakat, daha küçük bir işletme iken donanımlı doküman yönetim, ERP sistemleri kullanan şirketler daha işin başında bu sistematiği şirket kültürü olarak ediniyor, büyümesi daha sağlıklı oluyor. Firmayı denetlemeye gelen şirketler güçlü bir makine alt yapısı, 5S, görsel fabrikanın yanı sıra doküman yönetim sistemi konusunda da iyi uygulamalar gördüklerinde potansiyel tedarikçi olarak portföylerine dahil edebiliyorlar. Sipariş verdiklerinde siparişin alınması, sisteme girişi, projeden seriye kadarki risklerin yönetiminin etkinliğini gördüklerinde şirkete yeni işlerin verilmesi de doğal bir sonuç oluyor.
Yine denetimlerde çok fazla firma denetliyoruz, görüyoruz ki bu doküman sistem yatırımları maalesef çok sonradan yapılıyor. Yani kervan yine yolda düzülüyor. Mevcut sistem alt yapısının yeni sistematiğe geçirilmesi sancılı bir süreç oluşturuyor.
Peki doküman yönetim sistemi içerisinde neler var, neler olmalı. Hangi faaliyetleri bu entegre doküman yönetim sistemleri yönetebiliyor. Yüzlercesini sayabiliriz, bunların bir kısmını detaylı olarak irdeleyeceğiz;

Doküman yayın ve güncellik takibi – Uzaktan doküman erişimi:
Yayınlanacak dokümanların ilgilerce kontrolü, onaylanması ve yayınlanması faaliyetleri yürütülür. Dokümanlara ulaşmak isteyenler yetkileri dahilinde okuyabilirler, değiştirebilirler gerektiğinde çıktı alabilirler. Tabi ki güncel olan dokümana erişim sağlanmalıdır. Yine belirli periyodlarda doküman incelemesi için, gözden geçirme için ilgililere sistem otomatik görev tanımlayabilir.
Dokümanın açılıp tüm sayfalarının okunmasını mı istiyorsunuz. Bunu da takip edebilirsiniz. Hatta hazırlanmış bir kısa testin cevaplanması istenilerek yayınlanan veya değiştirilen dokümanın içeriğinin anlaşılıp anlaşılmadığı da takip edilebilir.

Süreç Yönetimi:
İşletmemizde yürütmemiz gereken faaliyetleri süreç yapısında ele alırız. Girdileri çıktılara dönüştüren faaliyetler bütününe süreç olarak nitelendiririz. Süreç ilgili taraflarının beklentilerini belirleyip, bizi bağlayan gereklilikleri de netleştirdikten sonra artık bu faaliyetleri bir bağlam çatısı altında ele alıp, süreç hedeflerini belirleyip ilerleriz. Bu noktada faaliyetlerin belirlene sırada yürütülmesini, ilgili formlar ile taleplerin yapılmasını isteriz.
İşte bu noktada doküman yönetim sistemi bize yardımcı olarak bu sistematiğin dışına çıkılmadan işlerin yürütülmesini sağlayabilir. Sistemin ne kadar esneyebileceğini sistem kurulumunda belirleyerek doküman yönetimi faaliyetlerini yürütebilirsiniz.

Süreç Performans Yönetimi: (KPI)
Öncelikle bir anlam kargaşasını açıklayalım. KPI Key performance indicators yani anahtar/kilit performans göstergeler. Genelde bu ifade üst yönetimin, firmanın en temel anahtar göstergeleri için kullanılır. Yani her süreç göstergesi bir KPI değildir.
Her sürecin bir etkinlik ve bir de verimlilik göstergesi olması gerekir. IATF 16949 bunu zorunlu tutmasa da genel süreç gerekliliği böyledir.
Sürecinizin iç performansına verimlilik göstergesi ile, dış performansına etkinlik göstergesi ile bakarsınız. İçeride ve dışarıda bu süreç yönetimi başarılımı bu göstergelere bakılarak karar verebilirsiniz.

Süreci daha önce 5 personel ile işletiyordunuz, şimdi 4 personel yetiyor. Evet verimli çalışmalarınız olmuş, Ürünleri önceden 30 günde devreye alırken şimdi 25 günde devreye alır olmuşsunuz bu da güzel. Peki ya etkinlik. Gönderdiğiniz numunelerin %80 3.seferde onay alabilmiş. Müşteri geri dönüşleri çok kötü, iletişim kuramıyoruz gibi bildirimler almışsınız. Dolayısıyla süreç göstergeleri sadece olması için değil size fayda sağlaması için konulmalı ve takip edilmelidir.
Doküman yönetim programları, proses performans ölçümleri, takibi konusunda size yardımcı olacaktır. Bir performans göstergesini hesaplarken 1- 2 saat rapor süzüyorsanız ve bu işi hafta bir veya ayda bir yapıyorsanız hatta birkaç tane performans göstergesi ölçüyorsanız, bu iş zamanla sizi ve ekibinizi yıldıracaktır. Beklentimiz kullandığımız programların bu işi otomatik yapmasıdır.
Hatta hedefi tutturamayan gösterge için bir aksiyon beklentimiz var bunun yönetilmesini istiyorsak, bunu da kullandığımız doküman yönetim sisteminde zorunlu hale getirebilir. Kullanıcının aksiyon girmeden işlemini tamamlamasını engelleyebilirsiniz.
Süreç göstergelerinin ve aksiyonlarının zamanında girilmediği durumlarda tırmandırma (eskalasyon) ile bir üst amirine bilgi verilmesi

Bölüm 2 https://www.kahverengi.online
KAHVERENGİ EĞİTİM DANIŞMANLIK LİMİTED. ŞTİ.
ADRES: 23 NISAN MAH. KÖROGLU CAD. STARCITY NO:11 NİLÜFER / BURSA TELEFON: 0224 441 68 67

QMAD Programı özellikle otomotiv yönetim sistemi gereklilikleri için yazılmış olup, raylı sistemler ve havacılık yönetim sistem gerekliliklerini de tam olarak karşılamaktadır. Fazlası var eksiği yok. IATF 16949 Otomotiv Kalite Yönetim ve ISO 22163 Raylı Sistemler Kalite Yönetim Baş denetçisi olarak bunu rahatlıkla söyleyebilirim.

Peki bu programda ne gibi özellikler var. Aşağıdaki listenin her bir maddesi için aylarca ekip çalışmaları yapılmış, firmalarda uygulama sonuçları değerlendirilmiştir.

Lütfen, program almaya karar vermeden önce mutlaka demo çalışması isteyiniz. Ayrıca, programı kullanan firmaların referans listelerini inceleyiniz. Hatta programı kullana firmalarda yerinde inceleme talebinde bulunabilirsiniz.

Programın aylık kiralama seçeneği de mevcut. İsteseniz satın alamadan kısa süreli deneme de yapabiliyorsunuz.

QMAD SİSTEMİNDE NELER VAR?

Döküman Yönetimi (online ofis içerir)
Süreç Yönetimi
Gösterge Yönetimi (KPI)
Hatırlatmalar ve Eskalasyonlar
Şikayet Yönetimi
Müşteri Şikayetleri
Dahili Şikayetler
8D
Düzeltici Önleyici Faaliyetler
Hatırlatmalar ve Eskalasyonlar
Denetim Yönetimi
İç Denetimler
Tedarikçi Denetimleri
Müşteri Denetimleri
Kök Neden Analizleri
Hatırlatmalar ve Eskalasyonlar
Laboratuvar Yönetimi
Kalibrasyon Yönetimi
Layout Inspection Yönetimi
Test Talep Yönetimi
Hatırlatmalar ve Eskalasyonlar
Kalite Kontrol Yönetimi
Kalite Duvarı
Giriş Kalite Kontrol
Proses Kalite Kontrol
Final Kalite Kontrol
Ders Çıkarma Yönetimi
Ders Çıkarma Girişi – Listesi
Risk Yönetimi
Process Risk Yönetimi
İSG Risk Yönetimi
Çevre Risk Yönetimi
Risk Revizyon Takibi
Risk Havuzu
İstatistiksel Proses Kontrol (İPK)
İPK Seçimi
Değişken İPK Kartı
Niteliksel İPK Kartı
Kontrol Planı İle Link
Özelleştirilebilir Alarm Sistemi
Online PPAP Yönetimi
Gözden Geçirme Uyarıları
Ürün Ağacı Yönetimi
Teknik Resim Yönetimi
ŞartnameYönetimi
İş Akışı Yönetimi (otomotik çizilir)
FMEA Yönetimi (sürekli canlı)
Kontrol Planı (sürekli canlı)
Kontrol Talimatları
Kontrol Kayıtları
Kalite Duvarı
Hatasızlaştırma (error-proofing)
Mühendislik Değişiklik Yönetimi
Şikayet Listesi
Eğitim Planı & Kayıtları
Polivalans Listesi
Tedarikçi Listesi
PSW
Hatırlatmalar ve Eskalasyonlar
Mühendislik Değişiklik Yönetimi (ECM)
Müşteri / Dahili / Tedarikçi Talep Formu
Fizibilite Etüdü
Risk Analizi
İç Onaylar
Müşteri Onayı
Planlama / Aksiyon Yönetimi
Kontrol / Gözden Geçirilecek Döküman Listesi
Seriye Geçiş
Seriye Teslim Tutanağı
Hatırlatmalar ve Eskalasyonlar
Tedarikçi Yönetimi (SM)
Tedarikçi Şikayeti
Tedarikçi Değerlendirme
Tedarikçi Risk Değerlendirme
Onaylı Tedarikçi listesi
Tedarikçi Sözleşmeleri
Tedarikçi Zimmet Tutanağı
Tedarikçi Belge Takibi
Hatırlatmalar ve Eskalasyonlar
Bakım Yönetimi(MM)
Planlı Bakım Yönetimi
İş Emri Yönetimi
Bakım Talimatları (Check List)
Bakım Maliyetleri
Arıza Bakım Yönetimi
Stok ve Depo Yönetimi
Yedek Parça İhtiyaç Hesaplama
MTBF, MTTR, Raporlamalar
Hatırlatmalar ve Eskalasyonlar
Görev Yönetimi (TM)
Planlı Aksiyon Oluşturma
Aksiyon Atama
Aksiyon Kök Neden İsteme
Aksiyon Maliyet Hesaplama
Aksiyon Performans Takibi
Etkinlik
Toplantı Organize Etme
Oda Rezervasyonu
Gelen / Giden Ziyaretçi Takibi
Hatırlatmalar ve Eskalasyonlar
Canlı Raporlar(RM)
Onlarca Hazır Raporlar
Kendi Raporunuzu Oluşturabilme
İster Liste Oluşturun, İsterseniz Grafik
Sürekli Güncellenen Rapor Özelliği
Sunum Oluşturabilme İmkanı
Personel Gelişim Yönetimi
Çalışan Anket Yönetimi
Eğitim Yönetimi
Yetkinlik Matrisi ve İhtiyaç Analizi
Polivalans Matrisi
Öneri Yönetimi
Hatırlatmalar ve Eskalasyonlar
Personel Özlük Yönetimi
Personel İşe Giriş Belgesi Takibi
Personel Talebi ve Takibi
Engelli, Hükümlü Oran Takibi
Personel Zimmet Yönetimi
İzin Yönetimi
Fazla Mesai Yönetimi
Harcama Formu Yönetimi
Araç Rezervasyonu
Duyurular, Kutlamalar
Hatırlatmalar ve Eskalasyonlar

DETAYLI BİLGİ İÇİN KAPSAMLI YAZIMIZ: https://kahverengi.online/2021/01/qmad-dokuman-aksiyon-fmea-kontrol-plan-degisiklik-yonetim-sistemi

QMAD Programı için sitemizden demo talebinde bulunabilirsiniz.
QMAD DETAYLI BİLGİ DEMO TALEP FORMU: https://kahverengi.online/qmad-bilgi-talep-formu

• Bu konu 2 yıl 2 ay önce önce admin tarafından değiştirildi.

[admin]

admin

http://dokuman-yonetim-sistemi.com/

Detaylı bilgi bu sitede de mevcut